Электронные трудовые книжки с 2020 года, как перейти, закон, программа для электронных трудовых книжек

Процедура перехода на электронные трудовые книжки.

С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки нужно будет вести только для работников, которые успеют до конца 2020 года подать соответствующее письменное заявление. Всех остальных сотрудников переведут на электронный формат ведения трудовых, работодатель выдаст им бумажный документ на руки, так как будет освобожден от ответственности за его хранение.

Сотрудникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку оформлять не придется — все сведения будут вноситься в электронном виде.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. В связи с этим индивидуальный лицевой счет пополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», где предусмотрены данные о месте работы, должности, периоде работы и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Идея поэтапного введения электронных трудовых книжек в России была одобрена Кабинетом министров 28 июня 2018 года на заседании правительства. Тогда отмечалось, что введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое делопроизводство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке была включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России.

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

В первую очередь работники отделов кадров должны составить уведомление о переходе ТК в электронный вид для своих сотрудников и об их праве сохранить аналоговый вариант. Также неплохо было бы снабдить сотрудников «памяткой по электронным трудовым книжкам», чтобы избежать шквала звонков в отдел кадров. Такую памятку можно разослать по электронной почте вместе с «Уведомлением».

При необходимости придется изменить корпоративные нормативные акты, регламентирующие внутренние процессы компании, внести правки в соглашения и коллективные договоры, приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или составить инструкции по работе с существующим ПО.

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

Законодательство об электронных трудовых книжках.

1) о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);

2) о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);

3) о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).

Кроме того, планируется утвердить формы:

  • СЗВ-ТД – для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;

  • СЗИ-ТД – для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Законопроект предлагает наделить ПФР полномочием по передаче информации о правонарушениях в Роструд через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. Под правонарушением подразумевается несоблюдение сроков по представлению сведений, передача неполной или недостоверной информации о трудовой деятельности работника.

За неоднократное нарушение сроков (два и более раза в течение года) работодателю грозит административная ответственность в виде предупреждения. Соответствующие изменения будут внесены в КоАП.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет:

  • в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда;

  • на портале Госуслуг;

  • через соответствующие приложения для смартфонов.

Электронные трудовые книжки с 2020 года, как перейти, закон, программа для электронных трудовых книжек

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет:

  • нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы);

  • управление Пенсионного фонда;

  • многофункциональный центр предоставления государственных услуг (МФЦ).

Предполагается, что данная услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека. Отмечаются и другие положительные стороны перехода на электронные трудовые книжки:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

  • минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и государственных органов;

  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

СЗВ-ТД

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т. д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

* * *

Вместо заключения добавим, что многолетний опыт работы систем Пенсионного фонда показал высокий уровень защищенности информационных данных. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Готовиться к переходу на электронные трудовые книжки работодателям надо, начиная с 2019 года. Во-первых, нужно разослать всем работникам уведомление о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости принять решение, хотят ли работники сохранить бумажную трудовую книжку. При необходимости нужно изменить локальные нормативные акты в части ведения трудовых книжек.

С 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения для электронной трудовой книжки. Подробно мы рассказали об этом в отдельной консультации.

Работающие граждане, желающие оставить свою прежнюю книжку в актуальном состоянии, в течение 2020 года обязательно должны написать соответствующее заявление на работе. Книжка будет сохранена в отделе кадров предприятия-работодателя, что приведет к тому, что кадровику придется делать двойную работу: вносить информацию и базу, а также вписывать ее «вручную» в бумажную версию. Оставшиеся граждане получат свои «аналоговые» трудовые на руки. По мнению автора, их лучше все же не выкидывать и оставить, «на память».

Цифровой формат предполагает сохранение тех же сведений, которые содержались в аналоговом варианте:

  • Место/Периоды работы;
  • Должность (специальность/профессия);
  • Квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Причины остановки трудового договора.

Но есть и отличие от бумажного варианта: новый формат не предполагает внесения данных о наградах сотрудников, хотя это должно быть отражено в трудовой согласно пункту 4 инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому тем предприятиям, которые до сих пор ведут учет «на коленке», не избежать внедрения такой системы. При этом нужно поторопиться: сведения в первый раз нужно будет подавать не позднее 15 февраля 2020 года.

Возникает вопрос: какую использовать программу?

Существует множество решений этой проблемы, все зависит от объема информации и финансовых возможностей.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

Обязанности работодателей в связи с введением электронных книжек

Несмотря на то, что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

1) работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;

2) при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

Когда будут введены электронные трудовые книжки (ЭКТ)?

Закон об электронных трудовых книжках, как такой, приниматься не будет. Будут внесены поправки в Трудовой кодекс, в Закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ о персонифицированном учете (в части обязанности представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников) и в КоАП (относительно административной ответственности за непредставление сведений).

Уже с 1 января 2020 года планируется добровольный переход граждан с бумажной на цифровую форму книжки, а молодые люди, у которых еще нет трудовой книжки, и вовсе не получат бумажный вариант. Это относится к тем, кто впервые придет на работу в 2021.

К 2027 году Минтруд предполагает перенести соответствующие данные по гражданам в базу Пенсионного фонда.

Информация для работников.

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

  • либо в распечатанном виде;

  • либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

В плане доступа к информации, для работников переход на “цифру” несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

Электронные трудовые книжки с 2020 года, как перейти, закон, программа для электронных трудовых книжек

Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному. В связи с этим может возникнуть интересная ситуация.

Напомню, что сегодня, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса, работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому.

Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей?

Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

Редактор статьи

Так же открытым остается вопрос безопасности системы персонального учета. По данным компании INFOWATCH за 2017 год во всем мире произошла утечка более 8 млрд записей, и эта цифра из года в год только растет. Поэтому если не уделить должного внимания вопросам безопасности защиты персональных данных работников или сделать систему защиты на скорую руку, то даже сложно представить, какой хаос может внести целенаправленная хакерская атака и уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников.

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка, неясно. Пока нет никаких утвержденных форматов электронной трудовой книжки. Образец заполнения электронной книжки по этой причине привести затруднительно.

Но планируется, что в электронной книжке будут отражаться все те же данные, что и в бумажной:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессия);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Плюсы и минусы

Из преимуществ отметим, что вся нужная информация будет храниться централизовано в одном месте в ПФР. В свою очередь для работников это не самый приятный момент: ведь ранее, если в трудовой книге была неприятная запись, можно было сообщить об утере книжки, и новый работодатель должен был завести новую.

Одновременно с разработкой концепции перехода на электронные трудовые книжки Правительство РФ утвердило и план мероприятий, которые обязаны будут провести все работодатели без исключения. Таким образом, в 2020 г. организациям и ИП необходимо:

  • подготовить и принять внутрифирменные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме;

  • внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете;

  • внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;

  • обеспечить техническую готовность к передаче электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;

  • письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки;

  • уведомить каждого работника о возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки.

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

  1. Электронную ТК невозможно потерять или испортить;
  2. Невозможно подделать указанные в базе данные;
  3. Отменяются затраты на ее приобретение;
  4. Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
  5. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
  6. Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть устроиться на работу станет проще;
  7. Увеличивается сохранность информации, защищенность сотрудника от недобросовестного работодателя.

К минусам следует отнести:

  1. Возможность утечки персональных данных. Однако ПФР с 1997 года хранит данные физлиц в аттестованной, как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня, базе, надежность которой проверена временем;
  2. Увеличение объема отчетности;
  3. Необходимость повышения квалификации сотрудников кадровых служб. Председатель правления ПФР Антон Дроздов в интервью «Комсомольской правде» сообщил о проведении пилотного проекта с крупнейшими работодателями, «чтобы оценить, как готовы их кадровые службы и информационные системы Пенсионного фонда»;
  4. Необходимость приобретения соответствующего программного продукта;
  5. Отсутствие данных о наградах в новой цифровой версии (возможно, они будут сохраняться в отдельной базе данных);
  6. Сложности могут быть и у сотрудников, особенно у тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но практика автора показывает, что даже те пользователи, которые очень боялись компьютера, прекрасно его освоили, когда возникла такая необходимость. Поэтому «нет в мире таких крепостей, которые не могли бы взять трудящиеся».

Как заполнять ЭТК?

Заполнение ЭКТ будет выглядеть точно так же, как формирование любого отчета в ПФР. Если кадровый учет ведут в электронном виде в какой-либо программе, вывести его данные в виде отчета не должно составить большого труда.

Рис.1 Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР

При увольнении сотрудник может получить сведения о стаже для подачи на новое место работы по форме СЗИ-ТД как в виде распечатки, так и в электронном формате. Бумажную СЗИ-ТД нужно заверять подписью руководителя и печатью организации, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Рис.2 Форма СЗИ-ТД для выдачи сотруднику по запросу

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Электронные трудовые книжки с 2020 года, как перейти, закон, программа для электронных трудовых книжек

Разработчики 1С уже трудятся над созданием доработки по формированию отчетности по ЭТК. Пока в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» этих доработок нет, но нужно понимать, что даже при наличие этого функционала, для корректного формирования данных необходим их корректный ввод, а также грамотная настройка 1С:ЗУП.

Алгоритм формирования данных должен выводить те же поля, которые используются для других отчетов по зарплате и кадрам, поэтому если предприятие вводит вовремя кадровые документы (приемы, увольнения, кадровые перемещения), то у него не должно возникнуть проблем с формированием отчетов по ЭТК.

Возможно, мы получим приятный бонус от ПФР в виде автозаполнения сведений о местах работы физического лица в течение последних 22 лет (с 1997 года, когда их начали фиксировать в ПФР). Эти данные в программе 1С используются для расчета различных видов стажа.

Но невозможно реализовать то, чего пока нет. Закон пока еще не принят, а какой он будет, покажет время.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Информационный сайт
Adblock detector