Как грамотно ответить на жалобу

Жалоба на хамское поведение сотрудника

Для грамотного ее составления граждане чаще всего обращаются за помощью к юристу В государственные органы Позволяет пожаловаться на организацию или предприятие в целом или на действия отдельных должностных лиц В контролирующие организации В этом случае претензии граждан обрушиваются на торговые предприятия, магазины и места общественного питания Каждое российское предприятие обязано иметь «Книгу отзывов и предложений».

Любая претензия в этой книге обязывает должностное лицо составить соответствующий ответ на нее. При этом должностным лицом признается специалист, на которого возложены функции распорядительного или административно-хозяйственного характера. Назначение документа Чаще всего недовольные граждане только грозятся пожаловаться в контролирующие органы или вышестоящую организацию. До реального составления претензии доходит лишь небольшой процент.

  • Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по кадрам и режиму Коха К..К.
  • Генеральный директор А.А. Львов С приказом ознакомлены: 4.После завершения проверки комиссия может составить Акт, который может быть и таким: Утверждаю «Альфа» Генеральный директор А.А.

Львов «20» апреля 2015 г. Акт о проведении служебного расследования «20» апреля 2015 г., N 4 г. Москва Составлен комиссией: Председатель: 1. Начальник службы персонала Карпова А.П.

В коммерческих организациях трудовое законодательство не требует проведения служебного расследования для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности. Необходимо лишь соблюдать предусмотренную законом процедуру наложения дисциплинарного взыскания (ст.

ТК РФ). Вместе с тем, работодатель в локальном нормативном акте вправе установить более подробную процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности путем проведения расследования с формированием специальной комиссии. Состав комиссии для проведения расследования работодатель определяет самостоятельно.

Как правило, в ее состав входит нечетное количество человек (не менее трех). Председателем комиссии может быть, например, начальник службы безопасности, кадрового отдела или сам руководитель организации.

Персональный состав и количество членов комиссии, ответственной за своевременное и правильное проведение расследования, определяется приказом о его проведении. При этом можно издать приказ о персональном составе комиссии для проведения расследования в отношении конкретного случая нарушения дисциплины труда, а можно утвердить состав комиссии на определенный срок.

В ходе проведения служебной проверки должны быть установлены:

  • факт совершения дисциплинарного проступка;
  • вина гражданского служащего;
  • причины и условия, способствовавшие совершению дисциплинарного проступка;
  • характер и размер вреда, причиненного гражданским служащим в результате дисциплинарного взыскания;
  • обстоятельства, послужившие основанием для письменного заявления гражданского служащего о проведении служебной проверки.

Такой перечень установлен в части 2 статьи 59 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Результаты служебной проверки сообщаются представителю нанимателя в форме письменного заключения (ч. 6 ст. 59 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Вопрос Как оформить результаты проверки по факту жалобы о не корректном служебном поведении сотрудника, при чем есть объяснительная начальника отдела и показания посетителей (присутствоваших при данном инциденте) о том, что гражданин сам спровоцировал данный инцидент и, что сотрудник вел себя корректно.

Но так как поступила жалоба от гражданина, мы обязаны ответить. Нужна форма акта или протокола расследования. Ответ Ответ на вопрос: Если Ваши работники не относятся к государственным или муниципальным служащим, то действующим трудовым законодательством выбор способа расследования дисциплинарного проступка в полном объеме передан в компетенцию работодателя.

Волков КСС «Система Кадры» 2015 . Территориальный орган Федерального агентства исследований и разработокИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423 полное наименование учреждения, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО) АКТ № 2о дисциплинарном проступке г. Москва 13.04.2011 Настоящий акт подтверждает то, что 13.04.2011 ведущий специалист-экспертА.С.

Кондратьев нарушил сроки рассмотрения писем от организаций и утерял запрос ЗАО«Альфа», то есть не исполнил обязанности, предусмотренные его служебным контрактом идолжностным регламентом. Настоящий акт составил: руководитель отдела общего обеспечения В.К.

Волков (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Содержание акта подтверждаем: специалист-эксперт отдела по контролюза исполнением писем Л.И. Петров (должность) (подпись) (расшифровка подписи) руководитель отдела кадров Е.Э.

Составляют 10 дней с момента получения.Ответ на жалобу: пример Если вы получили от клиента письменное обращение и уверены в своей правоте, то необходимо максимально аргументировано дать ответ. В таких ответах желательно как можно подробнее изложить законодательную базу правомерного отказа, но в абсолютно доверительных тонах.

Как лучше всего составить (в этом случае именно составить, а не написать) ответ на жалобу? Пример приведем ниже: «Уважаемая (-ый) Ф.И.О., нам искренне жаль, что вы оказались в подобной ситуации. Мы на вашей стороне и искренне хотим вам помочь. Но ситуация такова, что мы не можем этого сделать с точки зрения законодательства.

  • извещение родителей о рассмотрении претензий;
  • информацию, в какую инстанцию перенаправлено обращение, если конфликт не лежит в плоскости ответственности директора;
  • указание на правовые основания;
  • уведомление о принятых мерах, направленных на урегулирование конфликта.

Жалобщикам следует помнить о том, что обращение в государственные органы должно иметь под собой веские основания и доказательную базу, в противном случае, существует риск быть привлеченными к ответственности за клевету. В детском саду Жалобы на работу детского сада могут быть обращены к заведующему учреждения. Если реакции на обращение не последовало, жалоба может быть направлена в Департамент образования, если речь идет о муниципальном учреждении.

«Повторное замечание не содержит дополнительных сведений. В рассмотрении отказано». И все. «Провокатору» остается только идти в суд или жаловаться в официальные органы, но это чревато обратными последствиями со стороны администрации предприятия. Можно написать встречное заявление. Написали и забыли?

Как нужно реагировать на письма Жалобы могут быть как обоснованными, так и полностью безосновательными, написанными в эмоциональном порыве. Однако руководителю предприятия следует реагировать на любое обращение.

Что скажут проверяющие сотрудники Роспотребнадзора? На самом деле бояться нечего. Но отреагировать все равно нужно. Образец ответа на жалобу будет выглядеть примерно так: «По существу претензии была проведена проверка со стороны администрации.

С сотрудниками проведена беседа. Рекомендовано внимательнее относиться к пожеланиям клиентов. Ф.И.О., должность, роспись, число». Любая жалоба вне зависимости от степени «виновности» сотрудников должна подробно разбираться.

Отзывы и жалобы Каждый день ваши сотрудники, и днем, и ночью, звонят на счет людей, которых я даже в глаза не видела и не слышала! Я не являюсь ваши клиентом и поручителем никого не явлюсь! Здравствуйте. Я являюсь должником вашего банка и было исполнительное производство, но изымать ничего не было.

В таком случае работодатель вправе с учетом всех обстоятельств проступка привлечь такого сотрудника к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора (ст. 193 ТК РФ). Более того, за неоднократное некорректное поведение такой сотрудник может быть уволен по пункту 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, в случае если он уже имеет неснятое или непогашенное дисциплинарное взыскание и продолжает совершать оскорбительные или иные некорректные поступки.

Правомерность такой позиции подтверждают и суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 26 сентября 2013 г. № 33-11761/2013).

Так, чаще всего, под хамским поведением сотрудника следует понимать:

  • нецензурные, грубые высказывания на территории рабочей организации в адрес своих коллег, начальства или клиентов;
  • постоянное использование бранной лексики в разговоре с коллегами и другими работниками предприятия;
  • вызывающее поведение (демонстрация неподобающих жестов и частей тела), неподобающая форма одежды (слишком короткая юбка, прозрачные блузы, слишком пестрые или откровенные элементы одежды с изображением порнографических принтов, слов и выражений);
  • сексуальное домогательство к коллегам;
  • прочие действия сотрудника, нарушающие привычный миропорядок на работе и вызывающий негодование сослуживцев и работодателя.

Перечисленные действия вовсе не замыкают перечень поведенческих проявлений, которые влекут за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

  • являться одним из вариантов решения возникшего конфликта в досудебном порядке;
  • служить доказательством стремления к мирному урегулированию проблемы.

Законные основания Обращение жалоб и ответов на них утверждается следующими законодательными актами:

  • 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 г.;
  • 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 г.

Обоснованные и необоснованные претензии

Ответ на жалобу в ней обязателен. По требованию клиента заведение обязано предоставить ее. Как отвечать «провокаторам»? Некоторые граждане часто злоупотребляют своим правом и пытаются самоутвердиться за счет персонала заведения.

Они, как правило, пишут негативные отзывы по любой причине, а порой и без оной. Предположим ситуацию. В интернет-кафе зашла женщина.Она просит помочь администратора отправить письмо, найти информацию и далее по списку на полчаса. Сотруднику приходится выйти из-за кассы и помочь даме.В результате «вместо спасибо» она берет книгу отзывов и «строчит» целую страницу негативной информации.

Вот уже в этом году я стал более стабилен в финансовых доходах и хотел бы решить вопрос в удобном для вас и для меня способом. Роспотребнадзор разъясняет и рекомендует потребителям Я приобрела в интернет — магазине ультразвуковой увлажнитель воздуха.

Через неделю после его приобретения из увлажнителя начала вытекать вся имеющаяся в нем вода. При визуальном его осмотре мной были обнаружены повреждения резьбы на крышке водного резервуара, как я поняла из-за некачественного пластика.

При обращении к продавцу в принятии некачественного товара и возврате денег за него мне было отказано. Написать жалобу на Билайн Согласно Закона РФ № 126 «О связи» от 07.07.2003г.оператор должен предоставлять качественные услуги, обеспечивать конкурентные тарифы и прозрачный механизм списания платы за пользование сотовой связью. В случае нарушения прав каждый гражданин имеет право написать на Билайн жалобу.

  • Гражданского кодекса РФ;
  • КоАП РФ;
  • кодексом административного судопроизводства РФ.

Как правильно написать ответ на жалобу (образец) Составление ответов на жалобы от разгневанного потребителя сложно назвать приятным делом, поскольку в основе большинства из них лежит эмоциональная составляющая.

  • В части «Требование» следует указать прошение о применении соответствующих мер наказания по отношению к работнику, ввиду допущенных им дисциплинарных нарушений (на основании коллективного договора или «Правил внутреннего распорядка трудовой организации»;
  • В самом конце проставляется дата подачи записки, инициалы и личная подпись заявителя.

Составленная докладная записка передается руководителю организации, после чего тот заявляет о начале служебного расследования, которое сопровождается опросом самого нерадивого сотрудника, а также других коллег (свидетелей хамского поведения). По факту проверки руководитель принимает решение о применении дисциплинарного наказания.

В этом случае прокуратура продлевает срок рассмотрения жалобы еще на 30 дней (это максимум), после чего заявителю отправляется уведомление с указанием причины. Анонимные жалобы Анонимные жалобы не рассматриваются госорганами. Представьте, сколько было бы злоупотреблений, если бы закон этого не ограничил. Проверка со стороны прокуратуры или трудовой инспекции могла бы быть в любой день на основании заявления «анонимных доброжелателей».

Как грамотно ответить на жалобу

Конечно, госорган может отреагировать на подобное письмо о каком-либо преступлении. Однако он обязан заявить об этом в правоохранительные органы от своего имени.

В нашей стране так сложилось, что подобное происходит крайне редко. Проще, как говорится, «закрыть глаза» и пройти мимо.

Отношения по защите прав потребителей не заканчиваются на подаче претензии. На неё должны правильно ответить, сделать это в установленной форме и в ограниченные законом сроки. Образец ответа на жалобу и правила его заполнения можно найти в разделе ниже.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

7 (499) 450-39-61Это быстро и бесплатно !

Каждая организация, деятельность которой направлена на удовлетворение потребностей потребителей, рано или поздно может столкнуться с обращениями неудовлетворенных обслуживанием или качеством товара граждан. Игнорирование подобных обращений может привести к негативным последствиям для организации, поэтому важно вовремя отреагировать и направить потребителю ответ на жалобу.

Каждая организация, занимающаяся предоставлением товаров или услуг потребителям, должна реагировать на каждое обращение граждан вне зависимости от формы их предоставления (устная или письменная).

Помимо законодательных актов, законность направления жалоб и порядок их рассмотрения прописана в положениях:

  • Гражданский кодекс РФ;
  • КоАП РФ;
  • Кодекс административного судопроизводства РФ.

Как грамотно ответить на жалобу

Законодательством РФ установлен период, в течение которого заявителю после получения его жалобы направляется письменный ответ. Нарушать установленный срок не допускается.

Действуют следующие сроки оформления и направления ответов по поступившим жалобам:

  • 30 дней;
  • 60 дней, если для ответа на жалобу понадобилась дополнительная проверка.

Важно помнить! В случае увеличения срока рассмотрения обращения заявитель должен быть об этом обязательно уведомлен.

Чтобы составить ответ на поступившую жалобу, необходимо осуществить следующий алгоритм действий:

  1. Определить ответственных лиц, к компетенции которых относится данное обращение, и направить им копии жалобы.
  2. В случае неправильного направления жалобы ответственному органу ее переадресуют органу, обладающему компетенцией по рассмотрению подобных вопросов. В этом случае заявитель обязательно уведомляется.
  3. Рассмотрение доводов, описанных в жалобе и их проверка.
  4. Изучение нормативно-правовой базы, на которую опираются аргументы заявителя.
  5. Составление мотивированного ответа на жалобу в сроки, установленные законом.
  6. Отправка ответа заявителю и всем заинтересованным лицам в рамках данной жалобы.

Данный алгоритм является ориентировочным и в случае необходимости может быть дополнен иными действиями.

Образец 2019

Ответ на жалобу должен придерживаться следующей структуры:

  1. Шапка – отражаются контактные данные заявителя и ответчика.
  2. Обращение – ответ начинается с уважительного слова к заявителю.
  3. Позиция ответчика – в случае несогласия с доводами, приведенными в жалобе, необходимо привести соответствующие доказательства, в ином случае ответчик приносит извинения.
  4. При опровержении жалобы прилагаются доказательства, в случае признания вины – описываются меры по решению проблемы.
  5. В резолюции документа выражается благодарность заявителю за его бдительность и внимательное отношение к деятельности организации.
  6. Дата и подпись ответственного лица.

Несмотря на то, что документ носит официальный характер, при его составлении допускается использование эмоциональных оборотов и разговорной речи.

Если адрес не указывается, то ответ можно посмотреть в самой книге жалоб. К сожалению, законом не регламентировано списание и замена этих книг, поэтому владельцы/руководители могут их менять довольно часто.

Если Вы обнаружили, что книга оформлена не по правилам – в ней же об этом и напишите и позвоните/напишите в общество ЗПП. Если Вы обнаружили, что Ваша жалоба исчезла – напишите новую, добавив, что прошлая жалоба исчезла вместе с листом/книгой.

Как грамотно ответить на жалобу

Это нарушение Ваших прав. Не стесняйтесь писать и требовать соблюдения закона и Ваших прав – Мы имеем на это право! Небольшая рекомендация: вызывайте полицию по каналу связи 02.

КАК РАССМАТРИВАЮТСЯ ЖАЛОБЫ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ В КНИГЕ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ?

потребителя рассматривается руководителем организации или его заместителем. Срок рассмотрения жалобы, разбирательства по существу вопроса — два дня. По принимаются необходимые меры к устранению отмеченных недостатков и нарушений в работе организации (п.

8 Инструкции). Организация направляетписьменный ответ заявителю, указавшему свой адрес. В книге жалоб и предложений на оборотной стороне заявления делается отметка о принятых мерах (п. Материал подготовлен с использованием СПС «КонсультантПлюс» (Электронный журнал «Азбука права», 2019) Покупку он так и не совершил .

Как в данной ситуации дать ответ в книге отзывов.

Есть вопрос к юристу? Подскажите, как правильно дать ответ в книгу жалоб покупателю на его притензию .

Важно

Правильно продать товар по цене, указанной на ценнике. — сотрудник (сотрудники), виновные в данном инциденте, лишены премии в размере ______ или объявлен выговор с занесением в личное дело. Коллектив ООО «________» приносит свои извинения за предоставленные неудобства.

Всегда рады видеть Вас в числе наших Покупателей.

Если покупатель негодующе хватается за «Книгу и предложений», значит, недовольство переходит в стадию непримиримой конфронтации.

Как грамотно ответить на жалобу

Как известно, предложений в подобных документах гораздо меньше, чем жалоб.

И желание покупателя оставить в этом документе след говорит о серьёзности ситуации, требует принятия немедленных решительных мер. Как правило, так происходит, когда претензию покупателя не просто не удовлетворили, а подвергли сомнению, или даже высмеяли, перейдя «на личности».

Сегодня нет ни одной статьи или правового акта, который бы закреплял единственно верную форму соответствующего документа. ШАГ 4. Соблюдаем сроки ответа ШАГ 5.

Заменить документ на новый можно, когда в действующем закончились чистые страницы. Как должна быть внешне оформлена жалобная книга?

Должна присутствовать надпись «Книга отзывов и предложений» на титульном листе.

Только так можно выполнить условия рассмотрения проблемных вопросов, отраженных в жалобной книге.

Администрации имеет всего лишь 2 дня , для того чтобы подтвердить факт ознакомления с данной записью и сообщить о намерении разобраться со сложившейся ситуацией.

Когда потребитель не только оставил запись в жалобной книге, но и записал свои контактные данные, администрация по истечении пяти дней обязана сообщить о результатах рассмотрения проблемного вопроса.

Совет

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Как ответить на благодарность в книге жалоб и предложений

В книге отзывов и предложений можно встретить записи трёх видов:

  • жалобы и указания на нарушения;
  • благодарности и положительные отзывы;
  • предложения по улучшению работы.

Некоторые обращения клиентов могут состоять из нескольких блоков и совмещать в себе записи двух или даже трёх видов.

Чаще всего люди делятся отрицательными впечатлениями от посещения заведения: рассказывают о явных нарушениях, сообщают о неподобающем поведении персонала, жалуются на грязь и беспорядок.

Многие вносят предложения по расширению ассортимента, корректировке часов работы, расстановке стеллажей и т. д.

Совсем редко встречаются просто положительные отзывы и слова благодарности в адрес заведения или работников.

Видео

Но если «Книга жалоб и предложений» образец заполнения не содержит, то претензия пишется с указанием следующей информации:

  • Дата (число, месяц, год) написания жалобы. Нелишним будет указать также и время составления.
  • Ф.И.О. и контактные данные потребителя. Эти сведения следует указать в том случае, если на жалобу планируется получить ответ администрации. Если такой ответ не является обязательным, заставить клиента указывать свои данные никто не вправе.
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, чьи действия послужили поводом для написания жалобы. Эти сведения имеются на именной карточке (бейдже) работника.
  • Подробное описание сути проблемы, по которой составляется жалоба.
  • Как составить ответ на претензию? Как общаться с клиентами?
  • Основные правила написания заявления
  • Обращения граждан: виды, формы, понятие, порядок рассмотрения. Виды обращений граждан в органы местного самоуправления. Особенности рассмотрения отдельных видов обращений граждан
  • Виды аптечных организаций, их задачи и функции, сравнительная характеристика.

Приказ 553н «Об утверждении видов аптечных организаций»

  • Жалоба на бездействие судебного пристава-исполнителя: форма, образец и правила написания
  • Какие документы нужны для открытия магазина? Подводные камни получения
  • Свой бизнес: чистка подушек.
  • Как ответить на обоснованную претензию? Форма ответа на жалобу не регламентирована, пишется в свободной форме в соответствии с общепринятыми нормами. Негласное правило ответа на любой вид записи говорит о том, что клиента необходимо поблагодарить за обращение, т. к.

    его мнение помогает улучшить качество работы предприятия. Если потребитель подробно расписал ситуацию, то он в первую очередь помог фирме стать лучше. Следует также указать, какие именно меры были приняты после его замечаний.

    В завершении можно извиниться за возникший конфликт, который и заставил потребителя обратиться к администрации через книгу жалоб.

    В любой организации, предоставляющей населению услуги или товары, для изложения всех претензий клиенту должна быть предоставлена «Книга жалоб и предложений».

    Как написать жалобу правильно? Какую информацию обязательно должна содержать претензия? Может ли отзыв недовольного клиента оказать положительное воздействие на качество обслуживания или предоставляемых услуг?

    Современное название этого документа — «Книга отзывов и предложений». Вести ее обязана практически любая общественная структура или организация: от крошечного киоска до отделения Сбербанка. В этом документе может быть оставлена не только жалоба.

    В «Книге жалоб и предложений» также можно выразить благодарность организации или отдельным сотрудникам. Тут следует писать и различные предложения по улучшению работы организации. «Книга отзывов и предложений» в организации ведется в единственном экземпляре.

    Заменить документ на новый можно, когда в действующем закончились чистые страницы.

    Совет

    Доступ к «Книге жалоб» должен быть предоставлен любому клиенту организации по первому требованию. Потребитель не обязан при этом объяснять, по какой причине требуется жалобная книга. Он не должен предъявлять сотрудникам компании какие-либо документы.

    Кроме того, в обязанность администрации входит предоставить клиенту необходимые условия для заполнения документа: место, где можно удобно устроиться, и письменные принадлежности. Отзыв, благодарность или жалоба в «Книге жалоб и предложений» — предмет для изучения не только администрации компании.

    Проверяющие организации, например, инспекция Роспотребнадзора, читают эти записи наравне с сертификатами качества продукции и прочей документацией.

    В большинстве организаций ведется «Книга отзывов и предложений», сделанная в типографии. Но строгого требования в законодательстве по этому поводу нет. То есть иметь в компании жалобную книгу на готовых типографских бланках необязательно. Вместе с тем, к оформлению такого документа, как «Книга жалоб и предложений», закон устанавливает ряд требований:

    • Должна присутствовать надпись «Книга отзывов и предложений» на титульном листе.
    • Книга должна быть прошита и пронумерована, заверена фирменной печатью компании.
    • На первой странице документа размещается важная информация: юридический адрес организации и контактные телефоны руководителей, сведения об ответственных и контролирующих учреждениях.
    • Книга должна быть размещена в месте, доступном потребителям, вместе с иными обязательными документами. Чаще всего это стенд под названием «Уголок потребителя».

    Если «Книга отзывов» не соответствует всем требованиям, то это не только является грубым нарушением прав потребителя, но и может быть поводом для обращения в Роспотребнадзор с заявлением о проведении соответствующей проверки.

    Отказ предоставить книгу — грубое нарушение законных прав клиента. В подобных случаях у потребителя есть право не только обратиться с жалобой в проверяющие органы, но и вызвать наряд полиции.

    Если же в организации по каким-либо причинам временно отсутствует «Книга жалоб и предложений», как оформить претензию в этом случае? Для ее составления, клиенту обязаны предоставить два листа бумаги для письма и канцелярские принадлежности.

    Как грамотно ответить на жалобу

    Человек может изложить на них жалобу в 2 экземплярах, один из которых будет оставлен в организации, а второй, с пометкой о вручении, составитель оставляет себе.

    Безусловно, клиент вправе оставить в книге любую запись.

    Но если он пишет претензию или отзыв о работе организации с целью повлиять на качество сервиса и восстановить нарушенные права потребителя, то жалоба в «Книге жалоб и предложений» должна быть оформлена правильно.

    Только в этом случае претензия окажет должное действие. Существуют ли конкретные требования, в соответствии с которыми заполняется «Книга жалоб и предложений»? Как оформить претензии или отзыв правильно?

    Отдельные организации для удобства заполнения создают на первой странице шаблон, в соответствии с которым можно оставить отзыв. Но если «Книга жалоб и предложений» образец заполнения не содержит, то претензия пишется с указанием следующей информации:

    • Дата (число, месяц, год) написания жалобы. Нелишним будет указать также и время составления.
    • Ф.И.О. и контактные данные потребителя. Эти сведения следует указать в том случае, если на жалобу планируется получить ответ администрации. Если такой ответ не является обязательным, заставить клиента указывать свои данные никто не вправе.
    • Ф.И.О. и должность сотрудника, чьи действия послужили поводом для написания жалобы. Эти сведения имеются на именной карточке (бейдже) работника.
    • Подробное описание сути проблемы, по которой составляется жалоба. Лучше всего, если все написанное подкрепляется ссылкой на статьи законов.
    • При необходимости излагаются требования клиента с указанием сроков, в рамках которых должны быть приняты меры.
    • Подпись и расшифровка подписи составителя жалобы.

    Как грамотно ответить на жалобу

    Правильно изложить проблему или суть конфликтной ситуации, возникновение которых послужило поводом к написанию отзыва, так же важно, как и указать нужные сведения. Есть несколько простых рекомендаций, как грамотно оставить отзыв в «Книге жалоб и предложений»:

    • При написании текста правильнее всего придерживаться спокойного официального тона. Какие бы эмоции не испытывал составитель отзыва, в тексте их изливать не стоит. Излишним будет сарказм, нецензурные слова, оскорбления в чей-либо адрес, метафоры или попытки пошутить. В противном случае ненужная эмоциональность может, скорее, навредить, нежели помочь.
    • По возможности жалобу нужно изложить кратко.
    • В претензии необходимо указать максимум фактов, желательно подкрепленных доказательствами: номером товарного чека, наличием записи разговора с сотрудником организации и т. д.
    • Нужен грамотный текст. Большое количество ошибок может отрицательно повлиять на решение по жалобе.
    • Правильно и четко изложенные требования к устранению проблемы. Основной текст принято начинать со слов «Прошу…» или «Прошу Вас…». Если требования очевидны или отсутствует конкретная просьба, можно ограничиться фразой «Прошу принять меры».

    Если нарушены права не одного клиента, а нескольких человек, то жалоба в «Книге жалоб и предложений» может быть коллективной. В этом случае претензии излагаются в том же порядке, что и отзыв одного потребителя. Но под текстом жалобы ставятся подписи всех обратившихся.

    Благодарность

    Не только претензии и жалобы, но и благодарственные записи в книге могут положительно повлиять на качество сервиса и уровень работы организации. Хороший отзыв может послужить отличным стимулом для руководителей и сотрудников продолжать работу на высоком уровне.

    Благодарность заполняется по тому же шаблону. Но в тексте будут указываться положительные моменты, которые понравились клиенту. Например, могут быть отмечены многие нюансы: уютная атмосфера, высокое качество услуг или продукции, профессионализм и вежливость сотрудников.

    Можно отдельно выделить одного или нескольких работников, указав их фамилии и должности. Закончить благодарность можно просьбой поощрить коллектив организации или конкретного сотрудника.

    Законом установлены сроки для рассмотрения отзыва в книге и ответа на жалобу. С момента подачи претензии у руководства организации есть двое суток на ее анализ. В течение пяти дней от момента составления жалобы администрация обязана:

    • Принять меры для устранения всех недостатков, указанных в претензии. В исключительных случаях этот срок может быть продлен до двух недель.
    • Оставить ответ в «Книге жалоб и предложений» с указанием мер, принятых в связи с жалобой. При наличии адреса составителя руководство организации обязано также отправить ответ в письменном виде.

    Признание жалобы необоснованной

    Как ответить на жалобу потребителя правильно? Ответ должен быть подан той же формой, что и сама претензия, если другое не было указано в её тексте.

    Как грамотно ответить на жалобу

    Например, отреагировать на письменное обращение можно только письменно, даже если для связи клиент оставил свой телефон и почтовый адрес.

    Как написать ответ на жалобу, если она подавалась через интернет? В таком случае всё зависит от того, какой способ связи был указан в самом обращении.

    Электронный ответ направляется в любом случае, но клиент может истребовать и письменный (направить по почте), оставив свой личный адрес.

    Если обращение подавалось устно, то ответ на него также может быть передан в устной форме. В то же время правило гласит, что если гражданин потребует отреагировать письменно, отказать ему нельзя.

    На то, чтобы ответить на жалобу гражданина, закон даёт тридцать дней. Если для того, чтобы дать правильный и полный ответ нужно больше времени, то срок ответа может быть продлён ещё на тридцать дней, но только после того, как заявитель будет должным образом об этом проинформирован.

    Как грамотно ответить на жалобу

    Коллективный характер жалобы не является причиной отвечать каждому заявителю отдельно. Письменный ответ присылается лишь представителю, чьи контакты были указаны в шапке.

    Письменный ответ на жалобу посылается по адресу, который был указан в шапке заявления, или передаётся клиенту лично в руки. Если документ передаётся по почте, то в отделении гражданин должен будет подписать лист о получении. Если же ответ передавался лично, то подпись ставится прямо в специальном журнале магазина либо органа, куда направлялась жалоба.

    На заключительном этапе нужно составить ответ, в тексте которого:

    • извиниться перед клиентом;
    • сообщить ему о результатах рассмотрения жалобы;
    • информировать о принятых администрацией предприятия мерах дисциплинарного взыскания к сотруднику, если таковые имели место.

    На директора школы от родителей Недовольные родители учеников имеют право пожаловаться директору школы. В случае, если реакция директора родителей не удовлетворила, следующим этапом обращения может стать:

    • Департамент образования;
    • прокуратура или органы правопорядка;
    • суд.

    На жалобу в течение месяца по указанному в ней адресу должен быть направлен письменный ответ.

    Правила составления и подачи докладной записки не отличается от составления прочих претензионных ходатайств, инициированных нарушением трудовой этики. В ней должна быть указана следующая информация:

    • Реквизиты лица, которому направляется записка, а также наименование учреждения (например, директору ООО «УралСиб» Сидорову И.И.);
    • Реквизиты инициатора подачи докладной (ФИО);
    • Название документа, а именно — «Докладная записка»;
    • В основной части описывается ситуация (с указанием точной даты и времени), в которой было зафиксировано неподобающее поведение конкретного сотрудника (с указанием его реквизитов).

    Действовать нужно, придерживаясь следующей схемы:

    • Ознакомиться с информацией, отраженной в документе. Если требуется, нужно связаться с заявителем и уточнить обстоятельства, отраженные в жалобе. Дополнительно предстоит провести опрос сотрудников.
    • Факты подвергаются тщательному анализу. Иногда может потребоваться проведение экспертизы. В определенных ситуациях нужно проводить профессиональную оценку правомочности выдвинутых претензий. Так, если заявитель жалуется на недостатки товара, эксперт выяснит, кто именно виновен в поломке.
    • По итогам проведенных процедур принимается решение. Если претензия обоснована, применяются меры по разрешению конфликта. Если основания для удовлетворения жалобы отсутствуют, требование корректно отклоняют.
    • Оформляется ответ на претензию и направляется его заявителю.

    Не стоит игнорировать претензии вне зависимости от формы их направления. Ответ обязательно предстоит дать в письменной форме. Иногда жалобы направляют провокаторы, которые специально пытаются раздуть конфликт, после чего обращаются в контролирующую инстанцию. Инициатором подобного может стать конкурирующая фирма.

    Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:

    • лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
    • присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
    • лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.

    Обычно период продлевают на 30 дней. Все обстоятельства, повлекшие за собой принятие подобного решения, необходимо подтвердить документально. Если в установленный срок ответа не последовало, заявитель имеет право подать обращение в суд.

    Советы, которые необходимо принять во внимание

    Разбираясь, как ответить на претензию клиента в письменном виде, помните, что в законодательстве отсутствуют обязательные формы письма. Точная инструкция по его заполнению также не приводится. Существующая практика привела к тому, что выделились определенные правила, которые необходимо соблюдать.

    Эксперты советуют принять во внимание следующие нюансы:

    • Необходимо придерживаться делового стиля ответа. Грубое обращение, нецензурная брань или угрозы не допускаются. Нельзя проявлять эмоции. Важно сохранять уважительный тон, благодарить за представленную информацию и, если требуется, извиняться.
    • Форма отправки ответа должна соответствовать форме полученной претензии. Так, если ее предоставили в виде письма, необходимо дать ответ аналогичным образом.
    • Подготовить ответ на претензию необходимо таким образом, чтобы заявитель поверил в устранение обстоятельств, которые стали основанием для подачи жалобы. Допустимо прикрепление копии подтверждающих документов.
    • Если ответ оформляют от имени организации, обязательно нужно использовать фирменный бланк. В документе запрещено наличие исправлений, зачеркиваний, грамматических неточностей.
    • Если претензия необоснованна, отказ в удовлетворении должен быть мотивирован и подтверждаться ссылками на законодательство и документацию. На вопросы, отраженные в документе, нужно дать ответы. Нельзя рассмотреть лишь часть претензии.
    • Если составить ответ самостоятельно не удается, лучше воспользоваться готовым образцом или прибегнуть к помощи компетентных юристов.
    • Не стоит растягивать сроки рассмотрения жалобы. По закону ответ обязаны предоставить в течение 10 суток. Иногда период можно продлить до 1 месяца.
    • Если обращение оставили в книге жалоб, там же потребуется оформить и ответ. Дополнительно допустимо связаться с заявителем по телефону и рассказать об итогах рассмотрения обращения.
    • Если поступила жалоба, которую ранее рассматривали, на нее также нужно дать ответ, но в сжатой форме.

    Если были размещены порочащие честь и достоинство сведения, которые не соответствуют действительности, можно потребовать разместить опровержение. Для этого также оформляется жалоба.

    Как отвечать на жалобу гражданина

    В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

    Обратите внимание

    Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

    Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

    Если указан только телефон, то достаточно устного оповещения о решении. В жалобной книге должен быть письменный ответ на все записи без исключения.

    Если указан почтовый адрес, то можно отправить ответ по почте (на усмотрение администрации). Если не предоставить ответ Оставленные без ответа жалобы могут быть рассмотрены Роспотребнадзором.

    Если в течение 5 рабочих дней от компании не последовало никакого ответа, то потребитель вправе обратиться с жалобой в компетентные органы. Внимательные руководители всегда дают корректные ответы на претензии клиентов.

    Претензии дают понять качество предоставляемых услуг, указывают на «пробелы» в бизнесе. Для руководителя книга жалоб может стать отличным инструментом для анализа своей деятельности.

    • Дата (число, месяц, год) написания жалобы. Нелишним будет указать также и время составления.
    • Ф.И.О. и контактные данные потребителя. Эти сведения следует указать в том случае, если на жалобу планируется получить ответ администрации. Если такой ответ не является обязательным, заставить клиента указывать свои данные никто не вправе.
    • Ф.И.О. и должность сотрудника, чьи действия послужили поводом для написания жалобы. Эти сведения имеются на именной карточке (бейдже) работника.
    • Подробное описание сути проблемы, по которой составляется жалоба.

    Что говорит Закон об этом вопросе? Закон гласит, что любая запись не должна оставаться без ответа или хоть какой-то реакции.

    Когда клиент написал о своих положительных эмоциях от предоставленных услуг или приобретенного товара, реакцией может стать обычная запись о том, что обращение было получено и принято во внимание.

    Внимание В данной ситуации, сообщать потребителю об ознакомлении с его записью в книге нет никакой необходимости, чего не скажешь о том случае, когда потребитель написал жалобу.

    Реакция лиц, предоставляющих услуги или реализующих товар, должна выражаться не только в прочтении записи, но и в разбирательстве данной проблемы и уведомлении клиента о результатах (если последний оставил свои контакты). Важно! Существуют определенные сроки рассмотрения записей, оставленных в «Книге жалоб и предложений».

    В Гражданском кодексе говорится, что ответ должен быть предоставлен в срок до 30 дней. Этот период предоставляется для обоснования выполненных действий и исправления сложившейся ситуации. Однако в законодательстве переводится ряд ситуаций, при наступлении которых претензию можно оставить без внимания.

    Подобное возможно, если:

    • получено анонимное обращение, какие-либо сведения об авторе отсутствуют;
    • на документе не проставлена личная подпись;
    • в претензии присутствуют нецензурные выражения, прямые угрозы, текст оформлен безграмотным языком.

    Во всех остальных случаях должен быть обязательно дан ответ. Игнорирование обращений считается нарушением и может стать основанием для привлечения к ответственности.

    Возможные последствия несвоевременного предоставления ответа

    Если уполномоченный орган проигнорировал жалобу на некорректное поведение сотрудника, на руководство может быть наложен штраф. Размер взыскания отражен в статье 5.59 КоАП РФ. Величина взыскания варьируется от 5000 до 10000 руб. Избежать предоставления денежных средств не удастся. Лицо, чьи права были нарушены, может пожаловаться в Роспотребнадзор.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Информационный сайт
    Adblock detector